Perdi a planilha da empresa. E agora?

Dado de julho e agosto de 2026: metade dos pequenos negócios do Brasil diz não ter uma rotina de cópia de segurança combinada, com responsável. Se a sua planilha sumiu, comece pelos 4 lugares abaixo. Depois, use o susto para proteger o resto da empresa.

Onde foi parar a planilha dos orçamentos, ou a do caixa? Você abriu a pasta e ela tinha sumido, ou abriu o arquivo e ele voltou com os números de três semanas atrás.

Nessa hora muita gente corre para o Google e digita “perdi a planilha do excel como recuperar”. No levantamento de buscas que eu refiz em 30/09/2026, 34 frases diferentes pedem a mesma coisa.

Os 4 lugares para procurar, nesta ordem

Antes de refazer qualquer coisa, evite salvar arquivo novo nesse computador. Depois procure assim:

• A lixeira do computador. Arquivo apagado fica lá até alguém esvaziar. Achou, clique com o botão direito e escolha Restaurar.
• O próprio Excel, se você fechou sem salvar. Abra Arquivo e depois Informações. Em Gerenciar Pasta de Trabalho, escolha Recuperar Pastas de Trabalho Não Salvas.
• As versões anteriores, se você salvou por cima. Na mesma tela de Informações, o Excel lista as versões que guardou enquanto você trabalhava. Isso depende da AutoRecuperação, o salvamento automático de tempos em tempos, estar ligada.
• A lixeira da nuvem. Nuvem é guardar o arquivo num computador da empresa de tecnologia, pela internet, além do seu. No Google Drive, o que foi para a lixeira fica 30 dias e depois some de vez.

O passo a passo do Excel está na ajuda da Microsoft, e o nome de cada menu muda um pouco conforme a versão.

Quando a planilha some de vez

Se os 4 lugares vieram vazios, a planilha existia em um lugar só. Computador queimado, notebook roubado e lixeira esvaziada terminam do mesmo jeito: o arquivo morava num único endereço, e o endereço acabou.

O que resta é reconstruir com o que sobrou: o orçamento que foi por e-mail, o pedido que está numa conversa de WhatsApp, o que o contador recebeu. Leva dias, e sempre falta um pedaço.

A partir daqui a história é da empresa inteira, e a planilha foi só o primeiro aviso.

Você está em maioria

O Sebrae ouviu 7.182 donos de pequenos negócios entre 20/07 e 21/08/2026. Uma das frases que eles avaliaram foi esta: a empresa tem uma rotina de backups, que é o nome técnico da cópia de segurança, “formalmente estabelecida e com responsáveis identificados”.

A sua empresa tem rotina de cópia de segurança, com responsável?

Resposta de 7.182 pequenos negócios, em % do total

• Discorda totalmente1,0%
• Discorda49,7%
• Neutro6,4%
• Concorda30,2%
• Concorda totalmente12,7%

Somando as duas primeiras barras, 50,7% discordam da frase. Somando as duas últimas, 42,9% concordam.

Repare no que a frase mede: rotina combinada, com o nome de alguém. Muita empresa do primeiro grupo tem alguma cópia por acaso, porque mandou o arquivo por e-mail ou porque o celular guardou sozinho. Cópia por acaso funciona até o dia em que falha, e ninguém fica sabendo antes.

Na mesma pesquisa, 56,7% discordam de que a empresa use serviço de nuvem constantemente.

Onde o seu negócio mora

A planilha é um dos endereços. Pense em cada lugar onde a informação da empresa fica e no que some junto com ele:

Onde fica	O que some junto	A cópia acontece sozinha?
Planilha no computador	Orçamentos, caixa, lista de clientes	Só se a pasta estiver ligada à nuvem
Conversa no WhatsApp	Pedidos, combinados, comprovantes	Só se a cópia do celular estiver ligada
Caderno	Fiado, encomendas, agenda	Nunca
Sistema	Tudo o que foi lançado	Depende de quem cuida dele

O teste de 5 perguntas

Responda sem abrir o computador:

• Se o computador da empresa queimar hoje, a planilha do caixa está em outro lugar?
• Se o celular da empresa for roubado, os pedidos abertos estão em outro lugar?
• Conferir a cópia é tarefa de alguém, com nome?
• Você já abriu uma cópia para ver se o arquivo está inteiro?
• Mais alguém, além de você, sabe a senha da conta onde a cópia fica?

Cada caixa que ficou em branco é um lugar onde a empresa mora sozinha.

O pequeno negócio está mais digital a cada ano

A pesquisa do Sebrae junta 20 frases como aquela num índice de 0 a 80 pontos.

Índice de maturidade digital dos pequenos negócios

Média do Brasil, em pontos, numa escala de 0 a 80

• 202435
• 202537
• 202639

Foram 4 pontos em dois anos. Na minha leitura, quanto mais a empresa passa para o computador e para o celular, mais ela tem a perder num dia ruim, e a cópia precisa crescer junto.

Na prática: 4 coisas para esta semana

As três primeiras estão no guia de cópia de segurança do CERT.br, o centro que cuida de incidentes de segurança na internet brasileira. A quarta é minha.

• Ligar a cópia automática. A pasta da empresa ligada à nuvem e a cópia do celular ativada. O que depende de alguém lembrar acaba esquecido.
• Ter pelo menos 2 cópias, em lugares diferentes. Uma na nuvem e outra num HD externo ou pen drive, guardado fora do computador.
• Pôr uma segunda trava na conta da nuvem. É a verificação em duas etapas: além da senha, um código que chega no seu celular.
• Abrir uma cópia hoje. Escolha um arquivo, abra pela cópia e veja se ele está inteiro.

E quando é sistema

Quando o negócio sai da planilha e vai para um sistema, a cópia passa a ser tarefa de quem cuida do sistema. Vale fazer três perguntas a essa pessoa:

1. De quanto em quanto tempo a cópia é feita?
2. Por quantos dias ela fica guardada?
3. Alguma cópia já foi restaurada, para testar?

Na Sistemos, a regra é só mexer no banco de dados de um cliente, que é onde o sistema guarda tudo, depois de tirar a cópia do dia.

Se você fez o teste e travou em alguma pergunta, me conta qual foi pelo WhatsApp, e eu te digo por onde começar.

Os dados deste texto foram conferidos até 30/09/2026.

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